Dataskydd och behandling av personuppgifter vid Brandskyddsfonden

Kontaktuppgifter

Johanna Herrala, generalsekreterare, johanna.herrala(at)gov.fi

Ira Nikoskinen, specialsakkunnig, ira.nikoskinen(at)gov.fi

Mikko Levämäki, dataskyddsombud, tietosuojavastaava(at)govsec.fi

Personuppgiftsansvarig

Brandskyddsfonden, PB 26, 00023 Statsrådet
psr.sm(at)gov.fi och tfn 0295 480 171 (växel)

Vilka personuppgifter samlar Brandskyddsfonden in?

Brandskyddsfonden samlar in uppgifter som är nödvändiga för verkställigheten av statsunderstöd som beviljas ur Brandskyddsfonden. Dessa är uppgifter om dem som ansöker om och får stöd, om ansökningar, projekt och verksamhet som får stöd, understödsbeslut, utbetalning av stöd, genomförda granskningar och återkrav. En del av Brandskyddsfondens understöd söks via tjänsten Sokunderstod.fi, som upprätthålls av Statskontoret. Då lagras uppgifterna i tjänsterna Sokunderstod.fi och Administreraunderstod.fi. Dataskyddsbeskrivning för tjänsten Sokunderstod.fi.

I informationssystem lagras dessutom uppgifter om förvaltningen och övervakningen av Brandskyddsfonden samt uppgifter om ärenden som behandlas under Brandskyddsfondens styrelsemöten. Dessa uppgifter omfattar även personuppgifter. I huvudsak lagras de personuppgifter som samlas in i statsrådets gemensamma ärendehanteringssystem Vahva, som används av inrikesministeriet.

Följande personuppgifter lagras i Vahva-systemet:

sökandens namn
stödtagarens namn
sökandens / stödtagarens e-postadress, adress och telefonnummer
namnet på, e-postadressen och telefonnumret till kontaktpersonen för ansökan
namnet på den person som undertecknat ansökan och personens tjänsteställning i organisationen
uppgifter som är nödvändiga för ansökan om utbetalning (FO-nummer, kontonummer, kommunkod)
uppgifter om projektstyrgruppens sammansättning
övriga personuppgifter som sökanden och stödtagaren har angett i ansökan och i ansökan om utbetalning eller i de handlingar som bifogats ansökningarna (bland annat huvudböcker, eventuella löneuppgifter och specifikationer över resekostnader).

Antalet personer som använder Brandskyddsfondens e-post är begränsat. Den används av sex personer. I fråga om personuppgifterna är de väsentliga mapparna i e-posten följande:

uppgifter som uppgetts i ansökningar om understöd och utbetalning
arvodesblanketter
reseräkningar

Det är bara en begränsad personalgrupp som har tillgång till filer utanför Vahva-systemet (projektskivenheten). I projektskivenheten lagras följande personuppgifter:

personuppgifter som uppgetts i ansökan
personuppgifter som uppgetts i förslagen till innovationspristagare
uppgifter som hänför sig till beredningen av Brandskyddsfondens mötesmaterial
Brandskyddsfondens förteckningar med kontaktuppgifter: organisationens namn, kontaktpersonens namn, e-postadress och telefonnummer
vid behov personuppgifter om personer som svarar på olika enkäter, för att enkäterna ska kunna genomföras. Sådana uppgifter är till exempel namn, organisation och e-postadress.

I vilket syfte samlas personuppgifter in?

Personuppgifterna samlas in för att Brandskyddsfonden ska kunna uppfylla sin lagstadgade skyldighet att ordna Brandskyddsfondens förvaltning, ekonomi och verksamhet på ett ändamålsenligt sätt.

Personer som ansöker om stöd och får stöd från Brandskyddsfonden ska både i ansökan och i ansökan om utbetalning uppge uppgifter som är väsentliga för att stödet ska kunna beviljas, betalas ut och övervakas. Med hjälp av personuppgifterna är det möjligt att bland annat påvisa att vissa personer verkligen arbetar i ett projekt. Personuppgifter som lagras i Vahva-systemet behövs också för att ge de sökande information, handledning och rådgivning om hur stöd söks och projekt förvaltas.

Svar på Brandskyddsfondens enkäter lämnas in via e-post eller via en länk till Webropol. Vissa bakgrundsuppgifter om dem som svarar på enkäterna samlas in för att man genom enkäterna ska kunna utveckla Brandskyddsfondens understödsverksamhet. Även den tekniska genomföraren kan behandla enkätfilerna. Den som deltar i Brandskyddsfondens evenemang ska anmäla sig per e-post. Ibland är det nödvändigt att begära vissa uppgifter om deltagarna på förhand för att man ska kunna planera ett bra innehåll för evenemangen. Med tanke på arrangemang av evenemangen kan namnen på dem som anmält sig överlåtas till personalen på den plats där evenemanget ordnas. Personuppgifter lämnas ut till andra myndigheter om lagen kräver det.

Vem behandlar personuppgifter och till vem kan vi lämna ut personuppgifter?

Brandskyddsfondens sekretariat behandlar de uppgifter som lagrats i Vahva-systemet och i filer utanför Vahva när ansökningar om understöd eller utbetalning behandlas samt i övrig verksamhet som hänför sig till förvaltningen av Brandskyddsfonden. Statens revisionsverk och inrikesministeriets enhet för intern granskning kan granska projekten. Granskarna har rätt att utifrån sin granskningsrätt behandla uppgifter från Brandskyddsfonden. Även aktörer som befullmäktigats av Brandskyddsfondens styrelse och sekretariat eller av ovan nämnda instanser som granskar projekten kan behandla uppgifterna. Också Brandskyddsfondens styrelses medlemmar och suppleanter kan behandla uppgifterna, om det är nödvändigt för att sköta styrelsens uppgifter.

Uppgifter som hänför sig till utbetalningen av stödet behandlas av Brandskyddsfondens sekretariat och utsedda anställda vid Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning. I samband med upprätthållandet av systemet och utredningen av felsituationer av olika slag kan uppgifterna behandlas av den instans som ansvarar för att upprätthålla systemet. I vissa situationer kan uppgifterna behandlas av systemleverantörerna.

Lagring av personuppgifter och deras offentlighet

I regel är uppgifterna i Vahva-systemet offentliga. Alla sekretessbelagda uppgifter, till exempel sekretessbelagda löneuppgifter, lagras i Vahva med sekretessanteckningar. Uppgifternas offentlighet avgörs alltid från fall till fall med beaktande av lagstiftningen. Nationella offentliga handlingar och sekretessbelagda handlingar på skyddsnivå IV kan behandlas i Vahva-systemet. Dessutom är det möjligt att komma överens om granskning av andra än offentliga handlingar separat med stödtagarna till exempel i samband med inspektionsbesök som görs på plats.

Uppgifterna lagras så länge som de behövs för det ändamål som de har samlats in för. Vid behandlingen av personuppgifter iakttas offentlighetslagen, dataskyddslagen och dataskyddsförordningen. Mer information om dataskydd på inrikesministeriets webbplats.

Rättigheter för användare av tjänsterna

Användarna av tjänsterna har rätt att bland annat få information om vilka uppgifter som lagras om dem och vem som behandlar uppgifterna. Det är också möjligt att kontrollera uppgifterna och vid behov uppdatera dem. Användarna kan be att få se sina personuppgifter som har registrerats i tjänsterna genom att per brev eller e-post skicka en begäran om information till Brandskyddsfonden eller genom att göra begäran per telefon. Om det finns fel eller brister i uppgifterna, kan användaren be att de korrigeras. Den som använder tjänsterna kan skriftligen be Brandskyddsfonden att radera uppgifterna om användaren i tjänsten. Vid behov kan en användare anföra besvär eller klagomål hos dataombudsmannen i fråga om behandlingen av uppgifterna.

Dataombudsmannen övervakar efterlevnaden av dataskyddslagstiftningen i Finland. Mer information om dina dataskyddsrättigheter finns på dataombudsmannens webbplats.